Hoe zeker weet jij dat je álles uit je IT-oplossing haalt? 

We zien het nogal eens voorbijkomen in de praktijk: IT-oplossingen die niet optimaal gebruikt worden. Meestal is dat geen bewuste keuze. Het heeft er in veel gevallen vooral mee te maken dat men niet voldoende op de hoogte is van de mogelijkheden die een pakket nog meer biedt. Denk bijvoorbeeld aan Identity and Access Management- en monitoroplossingen, maar ook aan de algemene kantooroplossingen. Daarvoor geldt bijna zonder uitzondering dat lang niet alle opties gebruikt worden. Er worden tools aangeschaft, ad hoc koppelingen gelegd en, wanneer je de brug slaat naar de bekende piramide van Maslow, lagen gebouwd zónder dat de basis (de onderliggende laag dus) goed op orde is. En we weten allemaal: dat leidt niet tot een stevige constructie.

Concreet voorbeeld  

Een concreet voorbeeld gaat over de bij iedereen bekende Microsoft Teams-licenties zoals Microsoft 365 E3 en E5. Binnen deze oplossing zijn er bijvoorbeeld verschillende subscriptieniveaus en veel beschrijvingen vallen daarin. Toch worden deze lang niet allemaal gebruikt, bijvoorbeeld op securityvlak of juist in het functionele aspect. Er zijn tal van voorbeelden te noemen. Eén daarvan is de feature Bookings vanwaaruit mensen zelf afspraken kunnen plannen op de door de agenda-eigenaar vrijgegeven tijdstippen. Dat scheelt veel tijd en kan rust brengen in de organisatie en toch wordt dit nog relatief weinig gebruikt. Een uitdaging die we vaak zien, is het veilig kunnen versturen van informatie per mail. Er zijn oplossingen op de markt (zoals Ziffer) die berichten en bijlagen versleutelen en leesbaar maakt via een veilig webportaal. Maar de Message Encryption feature van Microsoft Purview kan dit ook binnen de eigen Microsoft 365 omgeving en is inbegrepen in de meeste licenties. Wanneer goed ingericht kunnen medewerkers snel veilig informatie delen met derden, terwijl de organisatie nog wel in controle blijft

Vul niet direct technisch in, bekijk het eerst functioneel  

Het niet volledig gebruiken van de mogelijkheden die pakketten zoals Office maar ook AFAS bieden heeft verschillende oorzaken. Soms heeft het te maken met het ontbreken van de juiste skills, dan weer met het ontbreken van een functionele eis die men vanuit de organisatie stelt. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat je Outlook wilt gebruiken voor het plannen van afspraken. Wanneer deze vraag dan inderdaad door de IT-leverancier op die manier opgepakt wordt, dan ontstaat er het bekende ‘u vraagt wij draaien verhaal’.

Beter advies kan gewoon  

Terwijl je deze vraag, eventueel met behulp van je IT-leverancier, ook vanuit een functionele vraag zou kunnen stellen waarbij je aangeeft dat je wilt dat je gebruikers met een willekeurig externe partij gemakkelijk en veilig gegevens per mail wilt uitwisselen. Dan krijg je, omdat je als opdrachtgever niet zélf al de oplossing geeft, een bredere blik en dús meestal een beter advies. Hetzelfde kan gelden voor die ene klant die belt om te melden dat hij graag Teamviewer wil. Wanneer we doorvragen komen we er al snel achter dat de wens om schermen te delen en deze over te nemen ook gewoon via het al gebruikte Microsoft Teams geregeld kan worden. Dat scheelt niet alleen licentiekosten, maar ook het beheer daarvan en het ongemak van te veel verschillende tools moeten gebruiken tijdens een toch al drukke werkdag.

De juiste volgorde voor het beste resultaat  

Wij zullen, vanuit SimplifyNow daarom altijd verder kijken dan de vraag die een klant stelt. Want in veel gevallen is de oplossing anders (lees: completer) dan vooraf gedacht. Het gaat erom dat je een functionele vraag holistisch bekijkt, zonder dat je vooraf al de technische invulling geeft. Precies zoals de piramide van Maslow steady bouwt vanaf de basis. Wij bouwen graag met je mee zodat je organisatie niet alleen nú, maar ook in de toekomst staat als een huis.

Neem contact op 

Meer weten? Neem contact met ons op. We helpen je graag met het bouwen van een stevige piramide die je alle opties geeft die je nodig hebt.